TOTAL EVENTOS · PRIVACIDAD

Aviso de privacidad

Última actualización: 4 de noviembre de 2026.

1. Datos que podemos tratar

• Nombre, teléfono, correo y la información que proporcionas para solicitar una cotización o recibir atención.
• Fecha, tipo, lugar, dirección, horarios, servicios y datos de coordinación del evento.
• Datos de identificación y contacto que correspondan a la contratación, así como RFC y domicilio cuando se requieran para el documento o la facturación.
• Abonos, importes, método, fecha y referencias o comprobantes de los pagos registrados. Estos formularios no solicitan contraseñas bancarias ni códigos CVV.
• Nombre e imagen de la firma, aceptación de documentos y constancias técnicas de la operación, como fecha, dirección IP y navegador. No se usa la firma para reconocimiento biométrico.
• Para RSVP: nombres de familias o invitados, lugares asignados, respuesta, cantidades de asistentes, distribución de mesas y accesos registrados.
• Fotografías, videos, música y textos que se generan o proporcionan para la cabina, el Photobooth, las invitaciones y las galerías contratadas.
• Datos técnicos necesarios para seguridad y funcionamiento, como códigos privados, identificadores de sesión, errores y solicitudes al servidor.

No solicitamos datos sensibles como información de salud, creencias religiosas o preferencias íntimas para cotizar o confirmar asistencia. Evita incluir información de esa naturaleza cuando no sea necesaria. Si un servicio llegara a requerirla, se deberá informar su finalidad y obtener el consentimiento que corresponda.

2. Finalidades necesarias para el servicio

Utilizamos los datos pertinentes para responder solicitudes, preparar cotizaciones, verificar disponibilidad, formalizar y acreditar acuerdos, registrar pagos, coordinar la logística, prestar el servicio contratado, atender aclaraciones y cumplir obligaciones legales. Las herramientas digitales utilizan la información para mostrar el evento en el portal privado, preparar la invitación, administrar confirmaciones, lugares y accesos, y entregar o compartir recuerdos con las personas que tengan el acceso correspondiente.

El personal puede documentar el montaje, el equipo y las condiciones del lugar como evidencia interna de instalación, entrega, seguridad y atención de aclaraciones. Ese registro de evidencia no se publica como material promocional.

El tratamiento se limita a lo necesario para estas finalidades. Cuando proceda una obligación de conservación, la solicitud de cancelación no elimina los documentos que deban mantenerse por motivos legales o de defensa de derechos.

3. Publicidad y otras finalidades opcionales

Las fotografías y videos se entregan en una galería con acceso privado. Solicitar una cotización, contratar o confirmar asistencia no autoriza por sí mismo el uso de imágenes identificables para anuncios o testimonios.

Si se propone una finalidad adicional, como una campaña, testimonio o publicación promocional con datos o imágenes identificables, se solicitará una autorización separada que indique su alcance. Puedes negarte sin que ello condicione el servicio contratado. Para retirar una autorización o limitar comunicaciones promocionales, escribe al correo de privacidad con el asunto “Limitar uso de datos”. No se requiere dar consentimiento a publicidad para ejercer tus derechos.

En los contratos y autorizaciones nuevos que así lo indiquen, el uso promocional se elige por separado: A, con un máximo de cinco fotos y tres videos del evento y únicamente personas con autorización individual válida; B, solo montaje sin personas ni datos identificables; o C, sin autorización promocional. C aparece como opción inicial. Las autorizaciones nuevas permiten nuevas publicaciones durante veinte años desde la elección, mientras sigan vigentes; ese plazo no obliga a conservar archivos por veinte años. La imagen de una persona menor requiere la representación correspondiente, que se revisa antes de habilitar su permiso. Ninguna elección del anfitrión autoriza por todos los invitados.

Se puede solicitar retiro o anonimización en cualquier momento, incluso antes de vencer la autorización, a privacidad@totaleventos.com.mx. Se detienen nuevos usos y se retira o edita el contenido bajo nuestro control en hasta cinco días hábiles desde una solicitud identificada. No se exige esperar veinte años. Lo ya publicado puede permanecer mientras no exista solicitud de retiro u otra causa para eliminarlo; al vencer el plazo, las nuevas publicaciones requieren renovación. Se atenderán las gestiones legalmente procedentes respecto de copias de terceros, sin afirmar control sobre ellas. La autorización original y las solicitudes posteriores se conservan como evidencia sin cambiar retroactivamente sus textos.

4. Invitados, fotografías y menores de edad

El organizador proporciona o administra la lista de invitados del evento. Si eres invitado, puedes consultar este aviso y contactar a Total Eventos para conocer o corregir los datos que tratamos sobre ti. Si proporcionas información o imágenes de otras personas, procura informarles su finalidad y contar con la autorización que corresponda; en el caso de menores de edad, deberá intervenir quien ejerza la representación legal cuando sea necesario. Esto no elimina las obligaciones de Total Eventos como responsable.

El uso promocional de imágenes de personas identificables requiere la autorización que corresponda de cada titular. Para menores identificables se requiere la autorización de su madre, padre o tutor; la elección del anfitrión no sustituye esa representación ni los derechos de las demás personas.

Los códigos y enlaces privados permiten el acceso a quienes los reciban. Si el organizador los comparte, otras personas podrían consultar el contenido habilitado. No publiques tus enlaces del portal, contratos o convenios; comparte únicamente los accesos de invitación o galería que correspondan a tus invitados.

5. Proveedores tecnológicos y comunicación de datos

Según los servicios activados, intervienen proveedores de alojamiento como Hostinger; Google Sheets y Apps Script para listas y confirmaciones; Google Calendar para coordinación; plataformas del servicio de Photobooth como Touchpix; los códigos QR se generan en nuestro propio servidor; y WhatsApp cuando eliges comunicarte por ese medio. Su intervención puede implicar procesamiento fuera de México.

En los eventos de México, Touchpix contempla procesamiento en servidores de Estados Unidos. Sus condiciones indican almacenamiento de fotos y videos de seis meses por defecto, con extensiones de almacenamiento que pueden ampliar el periodo; su aviso prevé seis meses para los correos empleados en las descargas. Estos plazos del proveedor no amplían la disponibilidad de la galería que hayas contratado. Consulta las condiciones de Touchpix y su aviso de privacidad.

Solo debe comunicarse la información necesaria para la función correspondiente. Los proveedores que actúen por cuenta de Total Eventos deben tratarla bajo las condiciones de confidencialidad y seguridad aplicables. Cuando una plataforma intervenga como responsable independiente o exista una transferencia a un tercero, se atenderán las condiciones de consentimiento o excepciones que establezca la legislación. El uso de un enlace a un servicio externo también se rige por su propio aviso.

No vendemos listas de invitados ni datos de contacto. Podemos comunicar información cuando sea necesaria para cumplir una obligación, atender una orden de autoridad competente o ejercer o defender derechos, en los supuestos legalmente permitidos.

6. Conservación y seguridad

Conservamos la información durante la gestión del servicio y, después, por los plazos máximos siguientes. Al terminar cada plazo se elimina o se disocia. Los documentos que sirven como prueba de lo acordado se mantienen bloqueados: se resguardan sin usarse para otro fin y solo se consultan para cumplir obligaciones legales o defender derechos.

• Solicitudes de cotización que no se contrataron: hasta 24 meses desde el último contacto.
• Datos de invitados y confirmaciones RSVP: hasta 18 meses después del evento.
• Fotografías de galerías colaborativas: mientras la galería esté publicada y como máximo 24 meses después del evento.
• Contratos, convenios, firmas, permisos de uso de imagen, solicitudes de retiro y sus registros: 11 años después del evento o del último uso de la imagen, lo que ocurra después, en bloqueo.
• Comprobantes de pago e información fiscal: 6 años.
• Datos de contacto con permiso de promociones: hasta que solicites la baja.
• Registro de bajas y de retiros de imagen: se conserva para respetar tu decisión y no volver a contactarte ni publicar ese contenido.

La disponibilidad de cada galería depende del servicio y de las condiciones comunicadas; este aviso no crea un plazo adicional de almacenamiento.

Se utilizan accesos privados y controles de autorización para las funciones del portal. Conserva tus códigos y avisa si crees que se han compartido sin autorización. Si una vulneración afecta significativamente tus derechos patrimoniales o morales, se informará conforme a la legislación aplicable.

7. Derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición

Puedes solicitar acceso a tus datos y a la información sobre su uso; corregir datos inexactos; solicitar su cancelación cuando proceda; u oponerte a un tratamiento en los casos previstos por la ley.

Envía tu solicitud a privacidad@totaleventos.com.mx con el asunto “Derechos ARCO”. Indica tu nombre, el medio para recibir respuesta, el derecho que deseas ejercer, una descripción clara de los datos o del evento y, si solicitas rectificación, la corrección requerida y sus elementos de apoyo. Se coordinará una acreditación de identidad proporcional y, cuando corresponda, de representación; no envíes contraseñas o datos bancarios por correo.

Se comunicará la determinación en un plazo máximo de veinte días hábiles desde la recepción de la solicitud y, si procede, se hará efectiva dentro de los quince días hábiles siguientes a la respuesta. Las ampliaciones, prevenciones o restricciones legalmente procedentes deberán informarse y justificarse. El ejercicio es gratuito, salvo los costos permitidos de reproducción o envío cuando correspondan.

8. Revocación del consentimiento y limitación de uso

Utiliza el mismo correo con el asunto “Revocar consentimiento” o “Limitar uso de datos”, e identifica el tratamiento al que se refiere tu solicitud. Se explicará el procedimiento y sus consecuencias. La revocación no tiene efectos retroactivos ni impide conservar información cuando exista una obligación legal o una causa legal que lo permita.

Para dejar de recibir promociones puedes responder “BAJA” al mensaje promocional o escribir al correo de privacidad con el asunto “Baja de promociones”. Tu negativa no afecta el servicio contratado ni el ejercicio de tus derechos.

9. Cookies y tecnologías de navegación

El sitio puede utilizar cookies o identificadores necesarios para sesiones, seguridad, formularios y preferencias. Puedes revisar su configuración desde tu navegador; bloquear los elementos necesarios puede impedir el acceso a funciones privadas.

La analítica opcional, cuando se habilite, se ofrecerá con controles para aceptar o rechazar su activación. No se enviarán a herramientas de analítica los nombres, teléfonos, correos, fechas del evento, mensajes libres, firmas o enlaces privados de clientes. Rechazar la analítica opcional no debe impedir cotizar o consultar los servicios.

10. Cambios y consultas

Los cambios se publicarán en esta página con su fecha de actualización. Si se propone un uso que requiera un consentimiento distinto, se deberá solicitar antes de realizarlo. Para consultas sobre este aviso utiliza el correo de privacidad. Conservas los medios de defensa previstos en la legislación y puedes consultar la información de la autoridad competente, la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno.

Consultar la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares ↗